L' organigramma scritto è la prima regola per la creazione di un sistema vincente.

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Spesso nelle PMI il ruolo di un organigramma è disprezzato, in quanto considerato inutile.

Sembrerà strano, visto che siamo ormai nel 2020, ma ne conosco molte. Io, che l’ ho costruito ed applicato nella nostra realtà, posso dire con certezza che la stesura e la condivisione di un buon organigramma è il primo passo per cominciare a capire come si può evolvere la propria realtà lavorativa.

Un organigramma sembra banale, ma risponde in primis alla più semplice delle domande…

Chi siamo noi?

In realtà, e ve ne accorgerete applicandolo, il grosso del lavoro sarà incentrato sul capire ‘Chi è responsabile di chi?’. Per farlo dovrete calarvi nella realtà di tutti i giorni e stabilire, penna alla mano, come volete organizzare la vostra azienda. Un organigramma fatto come si deve non deve lasciare dubbi.

‘A chi volete dare più potere?’

‘A chi delegare la responsabilità?’

‘Chi invece rimarcare come operativo?’

Una volta terminato l’ organigramma verificate che non vi sia nessuno che agisce in totale autonomia. In tal caso modificatelo, in quanto è tassativo che ognuna delle caselle abbia un proprio responsabile, dovendo perciò “dipendere” da qualcuno.

Al culmine della struttura, nella parte alta, ovviamente la società e/o l’ imprenditore. Se avrete fatto un buon lavoro, parte grafica e immagini dei collaboratori ovviamente, siete pronti per la seconda fase, la più importante.

Risolvete i problemi con una mentalità.

In ogni organigramma che si rispetti occorre definire con precisione le mansioni ed i ruoli di ogni “casella”, e perciò è necessario che il redattore abbia le idee ben chiare. Occorre stabilire una regola ferrea, rappresentata dalle due frecce di colori diversi nell’immagine qui sotto. I Problemi salgono, la Mentalità scende.

I problemi salgono, la Mentalità scende.

Abituate i collaboratori a capire che un organigramma definisce i ruoli operativi di una impresa. Nel momento in cui qualsiasi persona incontri una difficoltà, la seconda cosa da fare è comunicare il problema al proprio superiore, delegandone la risoluzione. La prima cosa invece, molto importante, è ovviamente una doverosa analisi della possibile decisione, la quale stabilisce di fatto il grado di autonomia personale del collaboratore.

Il proprio Superiore è semplicemente la persona che “sta sopra” alla foto del collaboratore. Questo aspetto è vitale.

Ho visto molte aziende nelle quali, di fronte ad un problema, i collaboratori prendevano scelte sbagliate, confrontandosi con i colleghi del reparto. Un classico. Io lo chiamo “Ponte”, e non è altro che la risposta del nostro cervello di fronte ad un problema. Il famoso concetto del ‘Se chiedo al mio collega lo risolvo prima.’

Se la vostra idea invece è quella di creare una organizzazione spinta, fate di questa semplice regola un mantra. Evitate che i colleghi suggeriscano tra loro le risoluzioni, che spesso hanno poco a che fare con l’ idea del proprio Responsabile.

" Le persone sono così, finché non lo vedono scritto è possibile che non esista. "

— Fadini Alessandro, Temporary Manager

La divulgazione di un organigramma.

Per chi vuole costruire qualcosa di importante vale la regola, tassativa, nella quale CIO’ CHE NON E’ SCRITTO NON ESISTE. Avete capito bene. Se avete in mente un organigramma e non lo avete mai scritto e divulgato, in buona sostanza esso non esiste. Ed in azienda tale concetto vale per qualsiasi altra cosa.

Per tutti gli imprenditori che non hanno mai scritto niente, e non lo faranno perché non serve, ricordo che ciò che non è scritto e condiviso è…

Ognuno può avere un parere personale su ciò che non si vede.

Se non è scritto nero su bianco può darsi non esista.

La trasmissione vocale è sempre oggetto di modifiche personali

Intrasmissibile

Come descrivere a parole uno schema così articolato?

Il che ci porta alla ovvia conclusione che un vero organigramma va assolutamente scritto e divulgato. Tutto ciò ci aiuterà ad evitare che i colleghi utilizzino la beneamata frase…

Sinceramente non ricordo!

— Un collaboratore smemorato

Non fate dell’ organigramma un’ arma di terrore. Esponetelo sempre in bella vista in un luogo visibile a tutti. Esso va aggiornato di continuo, perciò il mio consiglio è di renderlo digitale, in quanto velocemente aggiornabile.

Cosa cambierà un organigramma nella vostra impresa?

Una volta condiviso l’ organigramma così strutturato, (frecce comprese) fate uso di tutte le vostre doti empatiche tentando di capire come stanno cambiando le modalità in azienda.

Sappiate che il primo approccio dei vostri collaboratori non sarà dei più rosei. Tenete duro. Cercate di far entrare nella testa delle persone il concetto che un approccio come questo garantirà una visione di impresa volta al Miglioramento Continuo.

In una realtà disorganizzata, applicando questo sistema, Responsabili e Manager cominceranno a soffrirne. Portare in alto i problemi significa delegare le problematiche ai propri Superiori, perciò non sarà una novità che essi si sentano leggermente frastornati.

In ogni caso questa è la parte vitale del Miglioramento Continuo. Una evoluzione strutturale in quanto avviata, appunto, dai piani alti dell’ impresa. La vera trasformazione, per esperienza, non parte mai dai piani bassi.

D’ altra parte, come dico sempre…

" Solo conoscendo a fondo i nostri problemi avremo la possibilità di risolverli. "

 Fadini Alessandro, Temporary Manager

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